事務職に就くならEXCEL(エクセル)を使えるようになろう！「超簡単に覚える方法」

事務職に就くならEXCEL(エクセル)を使えるようになろう！「超簡単に覚える方法」

エクセル(excel)※以下excelで統一します

とは、計算シートです。

難しく考える必要は全くありません、基本的な使い方なら

特別習う必要も無いでしょう(一般事務の過半数は、それで十分)

最初に覚える事はたった2つだけ

あとは、家計簿を毎日つけるだけで、基本の基本は慣れる事ができます
(家計簿の詳細は後ほど)

一つ目

枠線を作る

家計簿の形は分かりますよね、例えば、５マス×５マスの表を作りたい

なら、そのマスをクリックしながらドラッグして表示を反転させて

その、反転した上で右クリック→セルの書式設定→罫線　で

好きなように枠線を引けます(参考画像)

二つ目

計算

マスの中に数値を入れる(入力)事で、すでに作業のほとんどは完了

試しに、入れた数字の部分をクリックドラッグで反転させてみて下さい

下の方に、平均、データの個数、合計がすでに表示されています

あとは、何もしなくても表示させるだけなので

任意のマスに(答えを表示させたいマスどこでもOK）カーソルを

持って行き、クリック→　fx　→　指示を選ぶ(まずは合計のsum)

答えを表示させたいマスを(セルと言いますが)をクリックして

上の「fx 」を押すと、マスに＝が表示されますよね、つまり答えのマス

になったという事です。

今回はsumを選択しましたが、ここに表示されている物が
(sumとは、合計を求める命令)

関数で、平均を求めたり、条件によって計算するところを指定したり

と、いろいろな計算指示が出来るというわけです。

ですが、一度に覚えるのは骨が折れるでしょうから

まずはこの sum（足し算)だけ使って、家計簿を毎日つけてみましょう

これだけの操作を覚えるだけでも、excelの基本中の基本は

使えます！と言えます(足す、引く、かける、割るさえ覚えればまずは〇)

ｆｘから使う命令(関数)を選んで計算式を入れる方法のほかにも

テンキーの*はかける、/は割る、+は足す、-は引くに対応してますので

例えば

Aの1に3、Bの1に2　の数値を入れたとしまして

答えを表示させたいマス(セル)をクリックしてキーボードの=を

入れると、計算モードになりますので

かけたいなら(×)、３のマスをクリック→*(テンキーの*)2のマスを

クリック→エンター　で、答えを表示させたかったマス(セル)に

応えが表示されているはずです(計算式もこれで入りました)

という計算式の入れ方もあり、もちろんよく使います。

これで、Aの1と、Bの1のマスの数値を自由に変更しても

自動的に、先ほどの答えを表示させるようにしたマスに、その答えが

表示されるようになったのです。

はい、これでexcelの基本は習得です！

この罫線を引く、計算方法(sunの使い方と、×÷+-の使い方)の

たった２つだけでも使えるようになれば、excelの基本操作は

実は、大体対応出来てしまいます。

あとは、必要に応じて、その都度、必要な関数の使い方を

覚えてゆけば、大丈夫です(検索すれば、何でも出ます)

「家計簿について」
少し慣れたら、家計簿を「項目別」の小計も表示されるように
合計項目を追加してみましょう
これには、sumif の関数を使います
これを覚えれば、ほとんどの基本的な事務はできますよ！
(ｆｘ　→　sumif で計算方法を命令できます※簡単です)

「まとめ」

実は、OA事務のほとんどの場合、作表から(枠を作ったり関数を入れた

りして一からフォーマットを作る事)

行う事はありません、入力できればOKというのがほとんどです。

ですが、この程度は作表できないと、雑用で困る可能性があります

ので、ここまでは出来る様になっておけば、安心です。
(むしろこれ以上は不要かも知れません)

また、一般事務なら、入力の速さは、それほど関係ないでしょう

たまに、物凄く入力が早い人もいますが、業務にほとんど影響ありません
(タッチタイプなどの早い入力が必要な仕事は実は少数)

一般事務職の場合は、一刻を争うような入力業務はまず無く

電話対応力や、社内連絡、帳票の確認、社内書類の確認など

広く浅く的な対応力の方が大切です。
(一般的には、経理などでも、それほど速さは求められませんし、遅い人も多数いらっしゃいますが、要は専門知識が肝心なので、問題ありません)

入力の速さが求められるのは、「データ入力業務」と、明確に

募集要項に記載してあり、また

その業務で求められるのは、単純に速さだけというのが一般的です。
(Excelの作表などは関係なし、単純に入力の速さのみです)

余談ですが、一般的には、データ入力業務の賃金は高くありませんし

派遣やパートが多いでしょう。
(ごく近い将来、入力の速さの必要性は、ほとんど無くなります)